SFI GROUP recrute RÉCEPTIONNISTE - STANDARDISTE ENTREPRISE [Date limite : 30/05/2016]

Poste: RECEPTIONNISTE – STANDARDISTE ENTREPRISE

Type d’offre: Emploi

Métier(s): Communication, Hôtellerie/Restauration, Marketing

Niveau(x) d’Etudes : BAC+2, BAC+3

Expérience: 1 an

Lieu : Abidjan

Date limite : 30/05/2016

Description du poste

Réception et identification des appels, analyse de la demande et orientation soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent

Mise en relation et suivi fonctionnel de la prise en charge de l’appel (poste occupé, interlocuteur absent …)

Traitement des demandes de renseignement téléphonique
Assurer la gestion des appels téléphoniques entrants et sortants.
Utiliser et mettre en œuvre les moyens techniques en relation avec les communications
externes et internes.
Accueillir toute personne se présentant dans l’entreprise.
Rendre compte au responsable de la fonction dont il dépend.
Assurer la réception des appels téléphoniques, les transmettre aux services
concernés en respectant les normes propres à l’entreprise (filtrage,
identification de l’appelant, qualification de l’appel,…).
2 – Réaliser des tâches courantes de tri, de classement et d’enregistrement,
en utilisant un système informatique.
3 – Assurer l’enregistrement, le tri et la répartition du courrier à l’arrivée et
sous la responsabilité d’un responsable identifié.
4 – Assurer l’affranchissement du courrier au départ, l’enregistrement
en conformité avec la procédure interne.
5 – Distribuer les télécopies à l’arrivée. Se charger des émissions.
6 – Assurer l’accueil des visiteurs dans l’entreprise, les mettre en rapport avec
les services concernés ou appliquer les procédures prévues (exemple :
clients, fournisseurs avec ou sans rendez-vous, demandeurs d’emploi,
inspecteur du travail,…).
7 – Gérer les envois et les réceptions de documentation.
8 – Rendre compte (à son supérieur, ou si besoin au niveau + 2) de toutes les
anomalies constatées dans le cadre des travaux réalisés (réclamations
des clients, consommation excessive de fournitures,…).
9 – Rendre compte de son activité à travers les supports existants ou à définir.
10 – Proposer toute évolution permettant d’améliorer le service assuré par
son activité.

Dans de nombreux cas, il est également demandé à la standardiste ou la réceptionniste
d’assurer les réservations liées aux déplacements des collaborateurs
de l’entreprise (moyens de transport, hôtel,…). De plus en plus, il est également
demandé à ce poste de gérer la disponibilité des salles de réunion et
l’information des participants qui y sont invités. Il n’est pas rare également
que ce service doté d’un micro-ordinateur communiquant avec l’intérieur et
l’extérieur de l’entreprise soit également chargé de certains travaux de frappe.
Il est parfois demandé à ce poste de tenir à jour une information concernant
les présences et les absences du personnel administratif.

Profil du poste

FEMME ÂGÉE DE 25 A 35 ANS inclus 1 m 70 minimum

Avoir une bonne présentation physique
Savoir s’adapter (aux horaires, aux clients, aux employeurs…)
Travailler rapidement
bonne élocution verbale
Gérer plusieurs appels en même temps
Accueillir éventuellement les visiteurs
Etre toujours disponible et d’humeur égale
Amplitude horaire importante
Organisé
rigoureuse
ponctuelle
Pratique des langues étrangères (l’anglais est un minimum)
Bonne pratique de l’informatique
Grande disponibilité (pratique souvent des horaires décalés)
Utiliser les consoles téléphoniques et autres systèmes liés (annuaires électroniques…)
Faire preuve d’une écoute attentive
S’exprimer avec facilité bonne élocution en français
Respecter et mettre en œuvre les consignes reçues
Faire preuve de curiosité sur les différentes missions de l’organisation